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Guía completa de Flujos de trabajo (Workflows)
Tiempo de lectura
15 min
Comunicaciones
September 1, 2026
afrus.ai
Secuencias automatizadas en AFRUS: quién entra, qué ocurre en cada paso y cómo leer el reporte.
En este artículo
⚡
¿Qué es un flujo de trabajo?
Una secuencia de acciones que se ejecuta sola, una persona a la vez
Defines una condición de entrada (por ejemplo, "cuando a alguien se le agrega la etiqueta Donante nuevo"), armas una lista ordenada de pasos con una demora entre cada uno, y AFRUS se encarga del resto: cada persona que cumpla la condición entra al flujo, avanza paso a paso a su propio ritmo y sale cuando termina la secuencia o cuando ocurre algo que la saca antes.
🕐 El reloj empieza con cada persona
Si alguien entra hoy a las 3pm y el segundo paso tiene 2 días de demora, ese correo se le enviará pasado mañana a las 3pm — sin importar cuándo entraron los demás.
🎬 Los pasos no son solo correos
Un flujo también puede agregar o quitar etiquetas, sumar o restar puntos de scoring, e incluso iniciar otro flujo encadenado.
Disparador de entrada
etiqueta o evento
etiqueta o evento
→
Filtros de inscripción
→
Paso 1
tras su demora
tras su demora
→
Paso 2 … N
→
Completado
Antes de cada paso AFRUS revisa de nuevo la situación de esa persona. Si se dio de baja, si tiene una etiqueta de salida o si el flujo se pausó, el paso no se ejecuta. Esta revisión ocurre cada vez que le toca avanzar.
📋
Antes de empezar
Tres cosas que necesitas tener listas
✉️
Dominio de correo verificado
Sin esto, el botón "Nuevo workflow" aparece deshabilitado.
🏷️
Etiquetas claras
Los disparadores por etiqueta y los pasos de etiqueta trabajan sobre etiquetas que ya existen en tu organización. Créalas antes de armar el flujo.
🎯
Una meta definida
Es mucho más fácil armar la secuencia sabiendo qué acción cuenta como éxito. Sin meta, el reporte pierde su indicador más útil.
📝
Paso a paso
Desde la creación hasta la activación
Parte 1 — Crear el flujo
1
Entra al módulo
En el menú lateral: Procesos → Flujos de trabajo.
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Pulsa "Nuevo workflow"
Se abre un diálogo con dos campos: Nombre (obligatorio) y Descripción (opcional). El nombre es lo que verás en la lista y en el reporte. Ponle algo que distinga bien: "Bienvenida donante nuevo 2026" es mejor que "Bienvenida".
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Pulsa "Crear"
AFRUS crea el flujo en estado Borrador y te lleva directo al constructor. Mientras esté en borrador no le pasa nada a nadie: puedes armarlo con calma, guardar y volver otro día.
Parte 2 — Define quién entra
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Haz clic en el bloque "Inscripción"
El constructor muestra un lienzo con tres bloques: Inscripción arriba, tus pasos en el medio, y Salida / Meta abajo. Al hacer clic en el bloque de Inscripción, el panel derecho muestra los Disparadores de entrada.
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Elige el tipo de disparador
| Tipo | Cuándo dispara | Qué configuras |
|---|---|---|
| Etiqueta agregada | Cuando a una persona se le agrega esa etiqueta | La etiqueta |
| Evento | Cuando ocurre un evento de la plataforma para esa persona | El tipo de evento y, opcionalmente, la campaña |
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Si eliges Evento, considera filtrar por campaña
El campo Campaña es opcional. Si lo llenas, el disparador se activa solo cuando el evento ocurre dentro de esa campaña específica. Si lo dejas vacío, cualquier ocurrencia del evento activa el disparador.
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Pulsa "Agregar disparador"
Puedes agregar varios disparadores de entrada: se comportan como un O — basta con que se cumpla uno para que la persona entre.
Parte 3 — Arma los pasos
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Agrega el primer paso
Usa el botón "Agregar paso" arriba a la derecha del lienzo, o el botón "+" que aparece sobre las conexiones entre bloques para insertarlo en medio. Al agregarlo, eliges el tipo de acción:
| Tipo de paso | Qué hace | Qué necesita para activarse |
|---|---|---|
| Enviar correo | Envía un correo a la persona | Asunto + remitente verificado |
| Agregar etiqueta | Le pone una etiqueta | Una etiqueta |
| Eliminar etiqueta | Le quita una etiqueta | Una etiqueta |
| Agregar puntos | Suma puntos al scoring | Entero mayor que cero |
| Restar puntos | Resta puntos al scoring | Entero mayor que cero |
| Iniciar otro flujo | Inscribe a la persona en otro flujo | Un flujo activo y distinto al actual |
⚠️ Un paso al que le falta su configuración obligatoria muestra la marca "Incompleto — falta:" en el lienzo y bloquea la activación hasta que lo completes.
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Ajusta la demora del paso
Con el paso seleccionado, el panel derecho muestra Demora y Unidad (minutos, horas, días o semanas). La demora es el tiempo que se espera antes de ejecutar ese paso.
Una demora de 0 significa "en cuanto sea posible". En la práctica hay un retardo de hasta un minuto, porque AFRUS revisa los vencimientos una vez por minuto.
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Configura el contenido del paso
Para "Enviar correo": completa Asunto, Nombre del remitente, Email del remitente y Responder a (opcional). El email se elige de las direcciones autorizadas de tu organización. Usa el botón de etiquetas de fusión junto al asunto para insertar campos personalizados como el nombre de la persona.
Pulsa "Editar correo" para abrir el editor a pantalla completa. Tiene cuatro pestañas:
- Diseño actual — vista previa del contenido actual (si ya hay uno)
- Galería — plantillas prediseñadas listas para usar
- Correos enviados — reutiliza un correo que ya enviaste desde Comunicaciones
- Editor HTML — pega tu propio HTML
También puedes "Empezar en blanco". Si el paso ya tenía un diseño, AFRUS pide confirmación antes de reemplazarlo — el diseño anterior se pierde.
Para Agregar / Eliminar etiqueta: un único campo con buscador del catálogo de tu organización.
Para Agregar / Restar puntos: un único campo numérico entero mayor que cero.
Para Iniciar otro flujo: un selector con los flujos activos disponibles (nunca el flujo actual).
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Ordena los pasos
Arrastra los bloques en el lienzo para cambiar el orden. Al soltar, el nuevo orden se guarda solo. La conexión que entra a cada bloque muestra su demora, así que puedes leer la línea de tiempo completa de un vistazo.
Parte 4 — Define cómo se sale y cuál es la meta
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Haz clic en el bloque "Salida / Meta"
El panel muestra los Disparadores de salida, con la misma mecánica que los de entrada: por etiqueta agregada o por evento. Un disparador de salida saca del flujo a quien lo cumpla, aunque le queden pasos pendientes. Es la forma de decir "si ya donó, deja de pedirle que done".
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Marca cuál de ellos es la meta
Junto a cada disparador de salida hay un selector. El que marques es la meta del flujo: las salidas por ese disparador son las que cuentan como éxito y alimentan la Tasa de meta del reporte. Solo puede haber una meta.
La baja y la supresión siempre sacan a la persona del flujo, esté configurado o no. Es una regla del sistema, no una opción.
Parte 5 — Revisa la Configuración
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Abre "Configuración" desde la barra superior
Aquí viven tres opciones que cambian mucho el comportamiento del flujo:
- Permitir reinscripción: si está desactivada, una persona que ya se inscribió alguna vez no puede volver a entrar aunque el disparador se active de nuevo. Incluso con la reinscripción activada, nunca hay dos inscripciones activas a la vez para la misma persona.
- Inscribir leads que ya coinciden con el disparador de entrada — la inscripción retroactiva. Tiene su propia sección más abajo.
- Ventana de envío: define horas, zona horaria y días en los que el flujo puede enviar. También tiene su sección propia.
Parte 6 — Activa
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Pulsa "Activar"
Se abre una confirmación que te recuerda que, una vez activo, las personas que coincidan con el disparador empezarán a inscribirse. El diálogo incluye el interruptor de inscripción retroactiva.
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Si algo falta, AFRUS te lo dice
| Problema que bloquea la activación | Qué significa |
|---|---|
| Sin disparador de entrada | El flujo no tiene forma de que entre nadie |
| Sin pasos | El flujo no hace nada |
| Paso de correo incompleto | Falta el asunto, o el remitente no está verificado |
| Paso de etiqueta sin etiqueta | Falta elegir la etiqueta |
| Paso de puntos sin cantidad | Falta el número, o no es un entero mayor que cero |
| Paso de flujo sin destino | Falta elegir el flujo a iniciar |
✓
¡Listo!
Al activarse verás el mensaje "Tu secuencia se creó y activó correctamente. Ya está inscribiendo leads." con acceso directo al reporte.
🔄
Estados del flujo
Qué pasa con las inscripciones en cada estado
Borrador— Nadie entra. Es el estado de edición, no tiene reporte.
Activo— Entra gente nueva y las inscripciones existentes avanzan.
Pausado— No avanza ningún paso. Las inscripciones activas quedan congeladas donde estaban y retoman al reanudar.
Archivado— Estado final. Las inscripciones activas se cierran con motivo Archivado. No se puede volver atrás.
⚠️ Las transiciones se hacen desde el selector Estado en la pantalla de edición, no con botones separados. Se aplican al guardar.
🚪
Quién entra y quién no
Los filtros de inscripción y sus motivos
Que el disparador se active no garantiza que la persona entre. AFRUS aplica una serie de filtros en orden. El primero que no se cumpla detiene la inscripción, y el motivo queda registrado en el reporte.
| Motivo | Qué ocurrió |
|---|---|
| ✓ Inscripto | Entró al flujo correctamente. |
| Suprimido | El correo no puede recibir envíos: rebote duro, baja voluntaria o dirección deshabilitada. Un rebote transitorio no suprime. |
| Reinscripción bloqueada | Ya pasó por este flujo antes y la reinscripción está desactivada. |
| Ya está activo | Tiene una inscripción en curso en este mismo flujo. |
| Condición de salida presente | Ya cumple una de las condiciones de salida por etiqueta, así que entraría solo para salir de inmediato. |
| Lead no encontrado | La persona no existe o no pertenece a tu organización. |
| Fallido | Error inesperado al procesar esa inscripción. |
⏮️
La inscripción retroactiva
Cómo incorporar a quienes ya cumplían la condición al momento de activar
Por defecto, un flujo solo alcanza a quienes cumplan la condición a partir de la activación. Si activas hoy un flujo con entrada por la etiqueta Donante nuevo, las personas que ya tienen esa etiqueta no entran.
La opción "Inscribir leads que ya coinciden con el disparador de entrada" cambia eso: al activar, AFRUS hace una puesta al día e inscribe a quienes ya coinciden hoy.
⚠️ Es de una sola vez por flujo
La puesta al día se ejecuta una vez y no vuelve a ejecutarse. Si la intentas activar de nuevo, verás un aviso de que ya se ejecutó.
⚠️ Tope de 10.000 personas
Si la población supera ese número, AFRUS rechaza la operación en vez de inscribir a unas cuantas al azar. Debes activar sin retroactiva y luego inscribir por lotes.
⚠️ Puedes encenderla con el flujo ya activo desde Configuración. Esto puede inscribir a mucha gente de golpe — revísalo antes de guardar.
ℹ️ No cubre todos los disparadores. Resuelve: etiqueta de entrada y donaciones (
donation, subscription, recurrent_charge, failed_donation, failed_subscription, cancelled_subscription, donation_pending). No cubre: lead, registration, abandoned_lead.Mensajes que puede mostrar al terminar
"Inscripción retroactiva finalizada"Terminó bien. Abre el reporte para ver cuántos entraron.
"Terminó con problemas"Terminó, pero N personas no se pudieron inscribir. Abre el reporte para ver los motivos.
"No se inscribió a nadie"O el flujo no tiene disparador por etiqueta, o nadie tiene esa etiqueta ahora mismo. Revisa el disparador.
"Ya se ejecutó una inscripción retroactiva"Ya se hizo la puesta al día para este flujo. Es lo esperado.
"El flujo se activó, pero la inscripción retroactiva no se pudo encolar"El flujo quedó activo y ningún lead existente fue inscrito. Los nuevos sí entrarán. Contacta a soporte.
"Está tardando más de lo esperado"AFRUS dejó de seguir el progreso desde esta pantalla. Abre el reporte para comprobarlo.
🕐
La ventana de envío
Controla en qué horas y días el flujo puede enviar correos
Sin ventana de envío, un paso se ejecuta apenas vence su demora, sea la hora que sea. Con la ventana activada defines desde qué hora, hasta qué hora, en qué zona horaria y si se omiten los fines de semana.
✅ La regla es simple: si un paso vence fuera de la ventana, no se cancela — se reagenda al siguiente horario permitido. Nadie se pierde un paso por haber vencido de madrugada.
Detalles que importan
Zona horaria
Se toma de tu perfil de usuario la primera vez que activas la ventana. Si no la tienes configurada, usa
America/Bogota.Primer paso
La ventana se aplica también al primer paso. Alguien que se inscriba a las 3am no recibe el primer correo a las 3am.
Cambios en caliente
Se vuelve a comprobar justo antes de ejecutar cada paso, no solo al agendarlo. Si cambias la ventana con el flujo corriendo, los pasos pendientes se ajustan.
Cambios de horario
Toda la aritmética se hace en la zona horaria configurada, así que los cambios de horario de verano se manejan correctamente.
🚪
Cómo sale la gente del flujo
Motivos de salida y cuándo ocurren
| Motivo | Cuándo ocurre |
|---|---|
| Completado | Se ejecutaron todos los pasos. Es el final natural de la secuencia. |
| Meta ⭐ | Se cumplió el disparador de salida marcado como meta. Es el que cuenta como éxito y alimenta la Tasa de meta. |
| Etiqueta | Se cumplió un disparador de salida por etiqueta que no es la meta. |
| Evento | Se cumplió un disparador de salida por evento que no es la meta. |
| Dado de baja | La persona se dio de baja o su correo quedó suprimido. Siempre activo, no se puede desactivar. |
| Manual | Alguien la quitó del flujo desde la tabla de inscripciones. Es la única salida que se puede deshacer con el botón Reactivar. |
| Archivado | Se archivó el flujo mientras la persona seguía dentro. |
Las salidas por baja y por etiqueta se comprueban antes de cada paso, no solo al entrar. Alguien que se da de baja en medio de una secuencia no recibe los correos que faltan.
📊
Cómo leer el reporte
Indicadores, entrega por paso y tabla de inscripciones
📈 Los cuatro indicadores
| Indicador | Qué cuenta |
|---|---|
| Inscriptos | Total histórico de inscripciones del flujo. |
| Activos | Personas que ahora mismo están dentro, esperando su próximo paso. |
| Completados | Personas que llegaron al final de la secuencia. |
| Tasa de meta | Porcentaje de inscripciones que salieron por la meta: salidas Meta / total inscriptos. |
💡 El denominador de la Tasa de meta es el total histórico, incluidas las personas que todavía están dentro. Por eso en un flujo joven la tasa se ve baja y sube sola con el tiempo. Si no marcaste ninguna meta, la tasa es siempre 0%.
📦 Entrega por paso
Cada paso muestra tres contadores clicables — al pulsarlos se abre el detalle con la lista de personas, la fecha y el motivo:
| Contador | Qué significa |
|---|---|
| Enviados | El paso se ejecutó correctamente. Para correos: AFRUS lo entregó al sistema de envío (no significa que la persona lo haya abierto). |
| Fallidos | El paso falló. El detalle muestra el error exacto. |
| Omitidos | El paso no se ejecutó por una causa esperada, no por un error (ej: el flujo destino no está activo). Un número de omitidos que crece es señal de configuración. |
👥 La tabla de inscripciones
Lista a cada persona que pasó por el flujo. Puedes buscar por nombre o correo y filtrar por Estado y por Motivo de salida.
- Próximo vencimiento: cuándo le toca el siguiente paso. Vacío si la inscripción ya terminó.
- Quitar del flujo: solo disponible para inscripciones activas.
- Reactivar: solo disponible para las que fueron excluidas manualmente.
Haz clic en cualquier fila para abrir la línea de tiempo de esa persona: cada paso ejecutado, con su fecha, resultado y, para correos, la interacción: Clicado (hizo clic en un enlace) · Abierto (lo abrió, sin clic) · Sin datos.
✅
Buenas prácticas
Para obtener resultados confiables y evitar sorpresas
- Prueba el flujo contigo primero. Créalo con una etiqueta de entrada que solo tú tengas, actívalo con demoras cortas, recorre la secuencia entera. Luego duplica con la etiqueta real y las demoras de verdad.
- Empieza con la retroactiva apagada. Actívala solo cuando estés seguro de que la secuencia es la correcta. Es de una sola vez y no hay deshacer.
- Marca siempre una meta. Sin meta, la Tasa de meta es siempre 0% y el reporte pierde su indicador más útil.
- Usa condiciones de salida para no ser inoportuno. Si el flujo pide una donación, pon una salida por el evento
donation. Nada molesta más que seguir recibiendo la misma petición después de haberla atendido. - Configura la ventana de envío desde el principio. Un correo automático a las 4am se lee como spam y las bajas que genera son permanentes.
- No pongas demoras de 0 en cadena. Varios pasos seguidos sin espera llegan casi a la vez y la persona los percibe como un aluvión.
- Revisa los omitidos una semana después de activar. Es donde aparecen los errores de configuración que la validación de activación no puede detectar.
⚠️
Limitaciones conocidas
Lo que la herramienta no hace en esta versión
- La secuencia es lineal. No hay ramificaciones condicionales del tipo "si abrió, envía A; si no, envía B". La única bifurcación posible es salir del flujo.
- La inscripción manual desde el reporte no está disponible. Las personas entran por los disparadores o por la inscripción retroactiva.
- Los disparadores por eliminación de etiqueta y por segmento no están habilitados. Solo se ofrecen etiqueta agregada y evento.
- La puesta al día no cubre los eventos que no son de la familia de donaciones (
lead,registration,abandoned_lead). - La tabla de inscripciones no se puede ordenar por columna. Se filtra con los filtros y la búsqueda.
- El tope de la inscripción retroactiva es de 10.000 personas por flujo.
- Un flujo archivado no se puede reabrir. Es un estado definitivo.
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