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Guia completo de Fluxos de trabalho (Workflows)
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September 1, 2026
afrus.ai
Sequências automatizadas no AFRUS: quem entra, o que acontece em cada etapa e como ler o relatório.
Neste artigo
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⚡
O que é um fluxo de trabalho?
Uma sequência de ações que roda sozinha, uma pessoa por vez
Você define uma condição de entrada (por exemplo, "quando alguém recebe a etiqueta Doador novo"), monta uma lista ordenada de passos com um intervalo entre cada um, e a AFRUS cuida do resto: cada pessoa que cumpra a condição entra no fluxo, avança passo a passo no seu próprio ritmo e sai quando termina a sequência ou quando acontece algo que a retira antes.
🕐 O relógio começa com cada pessoa
Se alguém entrar hoje às 15h e o segundo passo tiver 2 dias de intervalo, esse e-mail será enviado depois de amanhã às 15h — independente de quando os outros entraram.
🎬 Os passos não são só e-mails
Um fluxo também pode adicionar ou remover etiquetas, somar ou subtrair pontos de scoring e até iniciar outro fluxo encadeado.
Gatilho de entrada
etiqueta ou evento
etiqueta ou evento
→
Filtros de inscrição
→
Passo 1
após seu intervalo
após seu intervalo
→
Passo 2 … N
→
Concluído
Antes de cada passo a AFRUS verifica novamente a situação da pessoa. Se ela cancelou a inscrição, tem uma etiqueta de saída ou o fluxo foi pausado, o passo não é executado. Essa verificação ocorre cada vez que é a vez da pessoa avançar.
📋
Antes de começar
Três coisas que você precisa ter prontas
✉️
Domínio de e-mail verificado
Sem isso, o botão "Novo workflow" aparece desabilitado. A verificação é feita no módulo de Autoresponders. Na parte superior da tela de fluxos você verá o estado atual.
🏷️
Etiquetas claras
Os gatilhos por etiqueta e os passos de etiqueta trabalham com etiquetas que já existem na sua organização. Crie-as antes de montar o fluxo.
🎯
Uma meta definida
É muito mais fácil montar a sequência sabendo qual ação conta como sucesso. Sem meta, o relatório perde seu indicador mais útil.
📝
Passo a passo
Da criação até a ativação
Parte 1 — Criar o fluxo
1
Acesse o módulo
En el menú lateral: Processos → Flujos de trabajo.
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Clique em "Novo workflow"
Abre-se um diálogo com dois campos: Nome (obrigatório) e Descrição (opcional). O nome é o que você verá na lista e no relatório. Use algo que identifique bem: "Boas-vindas doador novo 2026" é melhor que "Boas-vindas".
3
Clique em "Criar"
A AFRUS cria o fluxo em estado Rascunho e leva você direto ao construtor. Enquanto estiver em rascunho, nada acontece com ninguém: você pode montá-lo com calma, salvar e voltar outro dia.
Parte 2 — Defina quem entra
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Clique no bloco "Inscrição"
O construtor exibe uma tela com três blocos: Inscrição no topo, seus passos no meio e Saída / Meta embaixo. Ao clicar no bloco de Inscrição, o painel direito exibe os Gatilhos de entrada.
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Escolha o tipo de gatilho
| Tipo | Quando dispara | O que configurar |
|---|---|---|
| Etiqueta adicionada | Quando uma etiqueta é adicionada a uma pessoa | A etiqueta |
| Evento | Quando ocorre um evento da plataforma para essa pessoa | O tipo de evento e, opcionalmente, a campanha |
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Se escolher Evento, considere filtrar por campanha
O campo Campanha é opcional. Se você preenchê-lo, o gatilho é ativado apenas quando o evento ocorre dentro dessa campanha específica. Se deixar em branco, qualquer ocorrência do evento ativa o gatilho.
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Clique em "Adicionar gatilho"
Você pode adicionar vários gatilhos de entrada: funcionam como um OU — basta que um seja cumprido para a pessoa entrar.
Parte 3 — Monte os passos
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Adicione o primeiro passo
Use o botão "Adicionar passo" no canto superior direito da tela, ou o botão "+" que aparece sobre as conexões entre blocos para inserir no meio. Ao adicioná-lo, você escolhe o tipo de ação:
| Tipo de passo | O que faz | O que precisa para ser executado |
|---|---|---|
| Enviar e-mail | Envia um e-mail para a pessoa | Assunto + remetente verificado |
| Adicionar etiqueta | Adiciona uma etiqueta | Uma etiqueta |
| Remover etiqueta | Remove uma etiqueta | Uma etiqueta |
| Adicionar pontos | Soma pontos ao scoring | Inteiro maior que zero |
| Subtrair pontos | Subtrai pontos do scoring | Inteiro maior que zero |
| Iniciar outro fluxo | Inscreve a pessoa em outro fluxo | Um fluxo ativo e diferente do atual |
⚠️ Um passo com configuração obrigatória faltando exibe a marca "Incompleto — falta:" na tela e bloqueia a ativação até que você o complete.
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Ajuste o intervalo do passo
Com o passo selecionado, o painel direito exibe Intervalo e Unidade (minutos, horas, dias ou semanas). O intervalo é o tempo que se aguarda antes de executar esse passo.
Um intervalo de 0 significa "o mais rápido possível". Na prática há um atraso de até um minuto, porque a AFRUS verifica os vencimentos uma vez por minuto.
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Configure o conteúdo do passo
Para "Enviar e-mail": completa Asunto, Nombre del remitente, Email del remitente y Responder a (opcional). El email se elige de las direcciones autorizadas de tu organización. Usa el botón de etiquetas de fusión junto al asunto para insertar campos personalizados como el nombre de la persona.
Clique em "Editar e-mail" para abrir o editor em tela cheia. Tem quatro abas:
- Design atual — prévia do conteúdo atual (se já houver um)
- Galeria — templates pré-desenhados prontos para usar
- Correos enviados — reutiliza un correo que ya enviaste desde Comunicações
- Editor HTML — cole seu próprio HTML
Você também pode "Começar em branco". Se o passo já tinha um design, a AFRUS pede confirmação antes de substituí-lo — o design anterior é perdido.
Para Agregar / Remover etiqueta: un único campo con buscador del catálogo de tu organización.
Para Agregar / Subtrair pontos: un único campo numérico entero mayor que cero.
Para Iniciar outro fluxo: un selector con los flujos activos disponibles (nunca el flujo actual).
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Ordene os passos
Arraste os blocos na tela para mudar a ordem. Ao soltar, a nova ordem é salva automaticamente. A conexão que entra em cada bloco mostra seu intervalo, então você pode ler a linha do tempo completa de uma vez.
Parte 4 — Defina como sair e qual é a meta
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Clique no bloco "Saída / Meta"
O painel exibe os Gatilhos de saída, com a mesma mecânica dos de entrada: por etiqueta adicionada ou por evento. Um gatilho de saída retira do fluxo quem o cumprir, mesmo que ainda tenha passos pendentes. É a forma de dizer "se já doou, pare de pedir doação".
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Marque qual deles é a meta
Ao lado de cada gatilho de saída há um seletor. O que você marcar é a meta do fluxo: as saídas por esse gatilho são as que contam como sucesso e alimentam a Taxa de meta do relatório. Só pode haver uma meta.
O cancelamento e a supressão sempre retiram a pessoa do fluxo, esteja configurado ou não. É uma regra do sistema, não uma opção.
Parte 5 — Revise a Configuração
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Abra "Configuração" na barra superior
Aqui vivem três opções que mudam muito o comportamento do fluxo:
- Permitir reinscrição: se estiver desativada, uma pessoa que já se inscreveu alguma vez não pode voltar a entrar mesmo que o gatilho seja ativado novamente. Mesmo com a reinscrição ativada, nunca há duas inscrições ativas ao mesmo tempo para a mesma pessoa.
- Inscrever leads que já correspondem ao gatilho de entrada — a inscrição retroativa. Tem sua própria seção mais abaixo.
- Janela de envio: define horas, zona horaria y días en los que el flujo puede enviar. También tiene su sección propia.
Parte 6 — Ative
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Clique em "Ativar"
Abre-se uma confirmação que lembra que, uma vez ativo, as pessoas que correspondam ao gatilho começarão a se inscrever. O diálogo inclui o interruptor de inscrição retroativa.
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Se algo faltar, a AFRUS avisa
| Problema que bloqueia a ativação | O que significa |
|---|---|
| Sem gatilho de entrada | O fluxo não tem como receber ninguém |
| Sem passos | O fluxo não faz nada |
| Passo de e-mail incompleto | Falta o assunto, ou o remetente não está verificado |
| Passo de etiqueta sem etiqueta | Falta escolher a etiqueta |
| Passo de pontos sem quantidade | Falta o número, ou não é um inteiro maior que zero |
| Passo de fluxo sem destino | Falta escolher o fluxo a iniciar |
✓
Pronto!
Ao ativar você verá a mensagem "Sua sequência foi criada e ativada corretamente. Já está inscrevendo leads." com acesso direto ao relatório.
🔄
Estados do fluxo
O que acontece com as inscrições em cada estado
Rascunho— Ninguém entra. É o estado de edição, sem relatório.
Ativo— Entram pessoas novas e as inscrições existentes avançam.
Pausado— Nenhum passo avança. As inscrições ativas ficam congeladas onde estavam e retomam ao reativar.
Arquivado— Estado final. Las inscripciones activas se cierran con motivo Arquivado. No se puede volver atrás.
⚠️ As transições são feitas pelo seletor Estado na tela de edição, não com botões separados. São aplicadas ao salvar.
🚪
Quem entra y quién no
Os filtros de inscrição e seus motivos
Que o gatilho seja ativado não garante que a pessoa entre. A AFRUS aplica uma série de filtros em ordem. O primeiro que não for cumprido interrompe a inscrição, e o motivo fica registrado no relatório.
| Motivo | O que ocorreu |
|---|---|
| ✓ Inscrito | Entrou no fluxo corretamente. |
| Suprimido | O e-mail não pode receber envios: rejeição definitiva, cancelamento voluntário ou endereço desabilitado. Uma rejeição transitória não suprime. |
| Reinscrição bloqueada | Já passou por este fluxo antes e a reinscrição está desativada. |
| Já está ativo | Tem uma inscrição em andamento neste mesmo fluxo. |
| Condição de saída presente | Já cumpre uma das condições de saída por etiqueta, então entraria apenas para sair imediatamente. |
| Lead não encontrado | A pessoa não existe ou não pertence à sua organização. |
| Falhou | Erro inesperado ao processar essa inscrição. |
⏮️
A inscrição retroativa
Como incluir quem já cumpria a condição no momento de ativar
Por padrão, um fluxo só alcança quem cumprir a condição a partir da ativação. Se você ativar hoje um fluxo com entrada pela etiqueta Doador novo, as pessoas que já têm essa etiqueta não entram.
A opção "Inscrever leads que já correspondem ao gatilho de entrada" muda isso: ao ativar, a AFRUS faz uma atualização e inscreve quem já corresponde hoje.
⚠️ É de uma única vez por fluxo
A atualização é executada uma vez e não se repete. Se tentar ativá-la novamente, você verá um aviso de que já foi executada.
⚠️ Limite de 10.000 pessoas
Se a população superar esse número, a AFRUS recusa a operação em vez de inscrever algumas ao acaso. Você deve ativar sem retroativa e depois inscrever em lotes.
⚠️ Você pode ativá-la com o fluxo já ativo em Configuração. Isso pode inscrever muita gente de uma vez — revise antes de salvar.
ℹ️ Não cobre todos os gatilhos. Resolve: etiqueta de entrada e doações (
donation, subscription, recurrent_charge, failed_donation, failed_subscription, cancelled_subscription, donation_pending). Não cobre: lead, registration, abandoned_lead.Mensagens que podem aparecer ao terminar
"Inscrição retroativa finalizada"Terminou bem. Abra o relatório para ver quantos entraram.
"Terminou com problemas"Terminou, mas N pessoas não puderam ser inscritas. Abra o relatório para ver os motivos.
"Ninguém foi inscrito"Ou o fluxo não tem gatilho por etiqueta, ou ninguém tem essa etiqueta agora. Verifique o gatilho.
"Já foi executada uma inscrição retroativa"A atualização já foi feita para este fluxo. É o esperado.
"O fluxo foi ativado, mas a inscrição retroativa não pôde ser enfileirada"O fluxo ficou ativo e nenhum lead existente foi inscrito. Os novos entrarão. Contate o suporte.
"Está demorando mais do que o esperado"A AFRUS parou de acompanhar o progresso a partir desta tela. Abra o relatório para verificar.
🕐
A janela de envio
Controla em quais horas e dias o fluxo pode enviar e-mails
Sem janela de envio, um passo é executado assim que seu intervalo vence, seja qual for a hora. Com a janela ativa você define a partir de que hora, até que hora, em que fuso horário e se os fins de semana são omitidos.
✅ A regra é simples: se um passo vencer fora da janela, não é cancelado — é reagendado para o próximo horário permitido. Ninguém perde um passo por ter vencido de madrugada.
Detalhes importantes
Fuso horário
É tomado do seu perfil de usuário na primeira vez que você ativa a janela. Se não estiver configurado, usa
America/Sao_Paulo.Primeiro passo
A janela se aplica também ao primeiro passo. Alguém que se inscreva às 3h não recebe o primeiro e-mail às 3h.
Mudanças em tempo real
É verificado novamente antes de executar cada passo, não apenas ao agendá-lo. Se você mudar a janela com o fluxo rodando, os passos pendentes se ajustam.
Mudanças de horário
Toda a aritmética é feita no fuso horário configurado, então as mudanças de horário de verão são tratadas corretamente.
🚪
Como as pessoas saem do fluxo
Motivos de saída e quando ocorrem
| Motivo | Quando ocorre |
|---|---|
| Concluído | Todos os passos foram executados. É o fim natural da sequência. |
| Meta ⭐ | O gatilho de saída marcado como meta foi cumprido. É o que conta como sucesso e alimenta a Taxa de meta. |
| Etiqueta | Um gatilho de saída por etiqueta que não é a meta foi cumprido. |
| Evento | Um gatilho de saída por evento que não é a meta foi cumprido. |
| Cancelado | A pessoa cancelou a inscrição ou seu e-mail ficou suprimido. Sempre ativo, não pode ser desativado. |
| Manual | Alguém a retirou do fluxo pela tabela de inscrições. É a única saída que pode ser desfeita com o botão Reativar. |
| Arquivado | O fluxo foi arquivado enquanto a pessoa ainda estava dentro. |
As saídas por cancelamento e por etiqueta são verificadas antes de cada passo, não apenas ao entrar. Quem cancela no meio de uma sequência não recebe os e-mails restantes.
📊
Como ler o relatório
Indicadores, entrega por passo e tabela de inscrições
📈 Os quatro indicadores
| Indicador | O que conta |
|---|---|
| Inscritos | Total histórico de inscrições do fluxo. |
| Ativos | Pessoas que estão dentro agora, aguardando o próximo passo. |
| Concluídos | Pessoas que chegaram ao final da sequência. |
| Taxa de meta | Porcentagem de inscrições que saíram pela meta: saídas Meta / total inscritos. |
💡 El denominador de la Taxa de meta es el total histórico, incluidas las personas que todavía están dentro. Por eso en un flujo joven la tasa se ve baja y sube sola con el tiempo. Si no marcaste ninguna meta, la tasa es siempre 0%.
📦 Entrega por passo
Cada passo exibe três contadores clicáveis — ao clicá-los abre-se o detalhe com a lista de pessoas, a data e o motivo:
| Contador | O que significa |
|---|---|
| Enviados | O passo foi executado corretamente. Para e-mails: a AFRUS o entregou ao sistema de envio (não significa que a pessoa o tenha aberto). |
| Falhous | O passo falhou. O detalhe mostra o erro exato. |
| Omitidos | O passo não foi executado por uma causa esperada, não por um erro (ex: o fluxo destino não está ativo). Um número de omitidos que cresce é sinal de configuração. |
👥 A tabela de inscrições
Lista cada pessoa que passou pelo fluxo. Você pode buscar por nome ou e-mail e filtrar por Estado e por Motivo de saída.
- Próximo vencimento: quando é o próximo passo. Vazio se a inscrição já terminou.
- Retirar do fluxo: disponível apenas para inscrições ativas.
- Reativar: disponível apenas para as que foram excluídas manualmente.
Clique em qualquer linha para abrir a linha do tempo dessa pessoa: cada passo executado, com sua data, resultado e, para e-mails, a interação: Clicado (clicou em um link) · Aberto (abriu, sem clicar) · Sem dados.
✅
Boas práticas
Para obter resultados confiáveis e evitar surpresas
- Teste o fluxo com você primeiro. Crie-o com uma etiqueta de entrada que só você tenha, ative-o com intervalos curtos, percorra a sequência inteira. Depois duplique com a etiqueta real e os intervalos corretos.
- Comece com a retroativa desligada. Ative-a somente quando tiver certeza de que a sequência está correta. É de uma única vez e não há desfazer.
- Marca siempre una meta. Sin meta, la Taxa de meta es siempre 0% y el reporte pierde su indicador más útil.
- Use condições de saída para não ser inoportuno. Se o fluxo pede uma doação, coloque uma saída pelo evento
donation. Nada incomoda mais do que continuar recebendo o mesmo pedido depois de já tê-lo atendido. - Configure a janela de envio desde o início. Um e-mail automático às 4h é lido como spam e os cancelamentos que gera são permanentes.
- Não coloque intervalos 0 em cadeia. Vários passos seguidos sem espera chegam quase ao mesmo tempo e a pessoa os percebe como uma enxurrada.
- Revise os omitidos uma semana após ativar. É onde aparecem os erros de configuração que a validação de ativação não consegue detectar.
⚠️
Limitações conocidas
O que a ferramenta não faz nesta versão
- A sequência é linear. Não há ramificações condicionais do tipo "se abriu, envia A; se não, envia B". A única bifurcação possível é sair do fluxo.
- A inscrição manual pelo relatório não está disponível. As pessoas entram pelos gatilhos ou pela inscrição retroativa.
- Os gatilhos por remoção de etiqueta e por segmento não estão disponíveis. Apenas etiqueta adicionada e evento são oferecidos.
- A atualização não cobre os eventos que não são da família de doações (
lead,registration,abandoned_lead). - A tabela de inscrições no se puede ordenar por columna. Se filtra con los filtros y la búsqueda.
- O limite da inscrição retroativa é de 10.000 pessoas por fluxo.
- Um fluxo arquivado não pode ser reaberto. É um estado definitivo.
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