Guia de Autoresponders

Com este guia você vai poder enviar e-mails automáticos para seus doadores e contatos: um agradecimento quando doam, um aviso quando um pagamento falha e muito mais, sem precisar escrevê-los um por um.

Módulo: Autoresponders · Menu: Interacciones > Autoresponders · Público: equipes de comunicação e captação

Sobre os nomes de tela neste guia: botões, campos e menus estão escritos exatamente como aparecem na versão em espanhol do console, com a explicação em português quando ajuda.

O que é um autoresponder

Um autoresponder é um e-mail que a AFRUS envia sozinha, para uma pessoa, quando algo acontece. Por exemplo: quando alguém se cadastra, quando a doação é confirmada ou falha, ou quando a doação mensal é cobrada.

Você escreve o e-mail uma vez e a AFRUS o envia sempre que esse evento acontece.

Para que serve

• Agradecer cada doação na hora. O doador recebe sua mensagem em poucos minutos, sem trabalho manual.
• Avisar quando algo dá errado. Por exemplo, se um pagamento falha, fica pendente ou a pessoa não terminou de doar.
• Falar com cada pessoa no idioma dela. Você pode ter o mesmo e-mail em espanhol, inglês e português.
• Personalizar por campanha ou por formulário. Você pode ter uma mensagem geral para toda a organização e mensagens especiais para uma campanha ou um formulário de doação.

Antes de começar

• Um e-mail para enviar. Você sempre pode usar o e-mail da AFRUS. Se quiser enviar com o e-mail da sua organização (por exemplo, doacoes@suaorg.org), primeiro é preciso verificar o seu domínio. Você vê isso no cartão que aparece acima da lista de autoresponders.
• Tenha claro o evento. Pense em que momento quer que o e-mail chegue: ao doar, ao se cadastrar, quando um pagamento falha…

Recomendado: verificar seu domínio ajuda seus e-mails a chegarem à caixa de entrada. O botão "Configurar DNS" do cartão abre a versão anterior da AFRUS, por isso a tela é diferente. A verificação pode levar até 48 horas.

Passo a passo

Como usar

Parte 1 — Escolha onde e quando é enviado

1. Abra os autoresponders. Acesse Interacciones > Autoresponders.

2. Escolha o idioma. Acima da lista, escolha Español (ES), Inglés (EN) ou Portugués (PT). O autoresponder que você criar ficará nesse idioma.

3. Comece um novo. Clique em "Nuevo autoresponder" (Novo autoresponder).

4. Escolha onde se aplica. Em Contexto, escolha Genérico (para toda a organização), Por campaña (Por campanha, e escolha a campanha) ou Por formulario (Por formulário, e escolha o formulário). Clique em "Siguiente" (Próximo).

5. Escolha o momento. Em Evento, escolha quando é enviado, por exemplo Transacción registrada (Transação registrada — "quando uma transação bem-sucedida é confirmada"). Só aparecem os eventos que ainda não têm e-mail nesse idioma.

6. Escolha o modo. Em Modo y canal (Modo e canal), escolha Manual para você mesmo desenhar o e-mail. O canal é Email.

7. Confirme. Revise o resumo e clique em "Confirmar e ir al editor" (Confirmar e ir para o editor).

Parte 2 — Preencha os dados do e-mail

8. Escolha o remetente. Em Correo de envío (E-mail de envio), escolha de qual e-mail ele sai.

9. Dê um nome interno (opcional). Em Nombre interno (Nome interno), escreva um nome que só sua equipe verá.

10. Escreva o assunto. Em Asunto del correo (Assunto do e-mail), escreva o que a pessoa verá na caixa de entrada. Com "Mapa de mergetags" você pode adicionar dados da pessoa, como o nome, para deixar o e-mail mais próximo. Logo abaixo fica o Evento disparador (Evento gatilho): ele já vem preenchido pelo assistente, então só confira se é o correto.

11. Anexe um arquivo (opcional). Em Archivo adjunto (Anexo) você pode escolher um. Por padrão, não há anexo.

12. Continue. Clique em "Siguiente". Se o conteúdo ainda não estiver pronto, use "Guardar borrador" (Salvar rascunho).

Parte 3 — Desenhe o e-mail e publique

13. Escolha como desenhar. Você tem quatro opções:

    • Diseño en blanco (Design em branco): começa do zero com o editor visual.
    • Galería de diseños (Galeria de designs): parte de um modelo pronto.
    • Autoresponders: copia um e-mail que você já tem.
    • Editor con código (Editor com código): para quem trabalha com HTML.

14. Publique. No canto superior direito, ative Publicado.

15. Salve. Clique em "Guardar" (Salvar). Você verá "Autoresponder creado correctamente" (Autoresponder criado com sucesso).

Ao terminar, o autoresponder aparece na lista como Activo (Ativo) e é enviado sempre que o evento acontece.

Importante: não publique um e-mail sem conteúdo. Revise sempre o design antes de ativar Publicado.

Criar um autoresponder com IA

Se preferir que a AFRUS escreva o e-mail para você:

Importante: para configurar autoresponders com IA, seu usuário precisa ter uma assinatura criada em AI > Firmas de usuarios. Se você não tiver assinaturas de usuário, não poderá configurar autoresponders com IA.

1. Encontre o evento. Na aba Genérico, encontre um evento que diga No configurado (Não configurado) e clique em "Configurar".
2. Escolha Con IA. Em Modo de creación (Modo de criação), escolha Con IA (Com IA).
3. Preencha os dados. Escolha o Remitente (Remetente), o Diseño (Design: Plantilla IA com design visual, ou Solo texto, só texto) e, em URL call to action, o link do botão do e-mail.
4. Salve. O autoresponder fica criado e publicado.

Importante: use o botão "Configurar" da linha do evento. Se você escolher Con IA a partir de "Nuevo autoresponder", o editor manual abre do mesmo jeito. E não deixe a URL call to action vazia: se fizer isso, a lista continua mostrando o evento como No configurado, mesmo que o e-mail tenha sido publicado.

Editar, pausar ou excluir um autoresponder

• Editar: na linha do evento, use o ícone de editar, mude o que precisar e clique em "Guardar".
• Pausar: desative a chave da linha. Ele fica Inactivo (Inativo) e não é enviado.
• Ver resultados: o ícone de ver abre Ver detalles (Ver detalhes), com quantos e-mails foram enviados, abertos e clicados, e uma prévia do e-mail. "Ver log" mostra cada e-mail enviado ou com falha.
• Excluir: ícone de excluir na linha.

Dá para desfazer? Não. Excluir um autoresponder o apaga na hora, sem pedir confirmação. Se só quiser parar de enviá-lo por um tempo, desative-o com a chave.

O que considerar se o seu formulário tem vários idiomas

• Cada idioma é um e-mail diferente. Para ter a versão em inglês, mude o seletor de idioma para Inglés (EN) e crie-a à parte. O mesmo vale para o português.
• A AFRUS escolhe o idioma da pessoa. Se a pessoa tem um idioma, recebe o e-mail nesse idioma.
• Se faltar um idioma, usa-se o genérico. Se você não tiver o e-mail no idioma da pessoa, a AFRUS envia o seu autoresponder Genérico, mesmo que esteja em outro idioma. É melhor receber um agradecimento em outro idioma do que não receber nada.
• Os de campanha e de formulário são mais rígidos. Só são enviados no idioma exato. Se não existirem no idioma da pessoa, chega o genérico.

Recomendação: se o seu formulário recebe doações em vários idiomas, crie o autoresponder em cada um deles, começando pelo Genérico.

Quando criar um autoresponder genérico, por campanha ou por formulário

Como a AFRUS escolhe qual e-mail enviar: procura primeiro o mais específico e, se não houver, o mais geral. A ordem é: campanha e formulário juntos, depois campanha, depois formulário e, por fim, o Genérico. Só contam os que estão Activo.

Recomendação: crie primeiro o Genérico de cada evento importante. Assim ninguém fica sem resposta, mesmo que uma campanha ou formulário não tenha seu próprio e-mail.

Status

Quando o e-mail chega

A AFRUS verifica os eventos novos a cada 5 minutos, então o e-mail costuma chegar poucos minutos depois do evento.

Para ter em conta

• Por enquanto, os autoresponders novos só podem ser enviados por e-mail (não por WhatsApp).
• Em Ver detalles, a taxa de descadastro e os erros aparecem como "No registrado" (Não registrado): esses dados não são medidos nos autoresponders.
• Se sua organização nunca configurou um domínio, o cartão de cima pode mostrar Error en registros DNS (Erro nos registros DNS) em vez de "você não tem um domínio verificado". Nos dois casos, o que falta é configurar seu domínio.
• Se você desativar um autoresponder de campanha ou de formulário e houver um Genérico ativo para esse evento, o genérico é enviado no lugar.

Perguntas frequentes

Última atualização: 2026-10-27