Guía de Autoresponders

Con esta guía vas a poder enviar correos automáticos a tus donantes y contactos: un agradecimiento cuando donan, un aviso cuando un pago falla y mucho más, sin tener que escribirlos uno por uno.

Módulo: Autoresponders · Menú: Interacciones > Autoresponders · Audiencia: equipos de comunicaciones y recaudación

Qué es un autoresponder

Un autoresponder es un correo que AFRUS envía solo, a una persona, cuando pasa algo. Por ejemplo: cuando alguien se registra, cuando su donación se confirma o falla, o cuando se le cobra su donación mensual.

Tú escribes el correo una vez y AFRUS lo envía cada vez que ocurre ese evento.

Para qué sirve

• Agradecer cada donación al instante. El donante recibe tu mensaje a los pocos minutos, sin trabajo manual.
• Avisar cuando algo sale mal. Por ejemplo, si un pago falla, queda pendiente o la persona no terminó de donar.
• Hablarle a cada persona en su idioma. Puedes tener el mismo correo en español, inglés y portugués.
• Personalizar por campaña o por formulario. Puedes tener un mensaje general para toda la organización y mensajes especiales para una campaña o un formulario de donación.

Antes de empezar

• Un correo desde el cual enviar. Siempre puedes usar el correo de AFRUS. Si quieres enviar desde el correo de tu organización (por ejemplo, donaciones@tuorg.org), primero hay que verificar tu dominio. Lo ves en la tarjeta que aparece arriba de la lista de autoresponders.
• Tener claro el evento. Piensa en qué momento quieres que llegue el correo: al donar, al registrarse, al fallar un pago…

Recomendado: verificar tu dominio ayuda a que tus correos lleguen a la bandeja de entrada. El botón "Configurar DNS" de la tarjeta abre la versión anterior de AFRUS, por eso se ve distinta. La verificación puede tardar hasta 48 horas.

Paso a paso

Cómo se usa

Parte 1 — Elige dónde y cuándo se envía

1. Abre los autoresponders. Ve a Interacciones > Autoresponders.

2. Elige el idioma. Arriba de la lista, elige Español (ES), Inglés (EN) o Portugués (PT). El autoresponder que crees quedará en ese idioma.

3. Empieza uno nuevo. Haz clic en "Nuevo autoresponder".

4. Elige dónde aplica. En Contexto, elige Genérico (para toda la organización), Por campaña (y elige la campaña) o Por formulario (y elige el formulario). Haz clic en "Siguiente".

5. Elige el momento. En Evento, elige cuándo se envía, por ejemplo Transacción registrada ("Cuando se confirma una transacción exitosa"). Solo aparecen los eventos que todavía no tienen correo en ese idioma.

6. Elige el modo. En Modo y canal, elige Manual para diseñar tú el correo. El canal es Email.

7. Confirma. Revisa el resumen y haz clic en "Confirmar e ir al editor".

Parte 2 — Escribe los datos del correo

8. Elige el remitente. En Correo de envío, elige desde qué correo sale.

9. Ponle un nombre interno (opcional). En Nombre interno escribe un nombre que solo verá tu equipo.

10. Escribe el asunto. En Asunto del correo escribe lo que verá la persona en su bandeja. Con "Mapa de mergetags" puedes agregar datos de la persona, como su nombre, para que el correo sea más cercano. Debajo está el Evento disparador: viene puesto desde el asistente, así que solo revisa que sea el correcto.

11. Adjunta un archivo (opcional). En Archivo adjunto puedes elegir uno. Por defecto no lleva adjunto.

12. Continúa. Haz clic en "Siguiente". Si aún no tienes el contenido listo, usa "Guardar borrador".

Parte 3 — Diseña el correo y publícalo

13. Elige cómo diseñarlo. Tienes cuatro opciones:

    • Diseño en blanco: empiezas desde cero con el editor visual.
    • Galería de diseños: partes de una plantilla ya hecha.
    • Autoresponders: copias un correo que ya tienes.
    • Editor con código: para quien trabaja con HTML.

14. Publícalo. Arriba a la derecha, enciende Publicado.

15. Guarda. Haz clic en "Guardar". Verás "Autoresponder creado correctamente".

Al terminar, el autoresponder aparece en la lista como Activo y se envía cada vez que ocurre el evento.

Importante: no publiques un correo sin contenido. Revisa siempre el diseño antes de encender Publicado.

Crear un autoresponder con IA

Si prefieres que AFRUS escriba el correo por ti:

Importante: para configurar autoresponders con IA, tu usuario necesita tener una firma creada en AI > Firmas de usuarios. Si no tienes firmas de usuario, no podrás configurar autoresponders con IA.

1. Busca el evento. En la pestaña Genérico, busca un evento que diga No configurado y haz clic en "Configurar".
2. Elige Con IA. En Modo de creación, elige Con IA.
3. Completa los datos. Elige el Remitente, el Diseño (Plantilla IA con diseño visual, o Solo texto) y, en URL call to action, el enlace del botón que llevará el correo.
4. Guarda. El autoresponder queda creado y publicado.

Importante: usa el botón "Configurar" de la fila del evento. Si eliges Con IA desde "Nuevo autoresponder", se abre igual el editor manual. Y no dejes vacía la URL call to action: si lo haces, la lista sigue mostrando el evento como No configurado, aunque el correo sí quedó publicado.

Editar, pausar o eliminar un autoresponder

• Editar: en la fila del evento, usa el ícono de editar, cambia lo que necesites y haz clic en "Guardar".
• Pausar: apaga el interruptor de la fila. Queda Inactivo y no se envía.
• Ver resultados: el ícono de ver abre Ver detalles, con cuántos correos se enviaron, cuántos se abrieron y cuántos tuvieron clics, y una vista previa del correo. Con "Ver log" ves la lista de cada correo enviado o fallido.
• Eliminar: ícono de eliminar en la fila.

¿Se puede deshacer? No. Eliminar un autoresponder lo borra al instante, sin pedir confirmación. Si solo quieres dejar de enviarlo por un tiempo, mejor apágalo con el interruptor.

Qué tener en cuenta si tienes un formulario en varios idiomas

• Cada idioma es un correo distinto. Para tener la versión en inglés, cambia el selector de idioma a Inglés (EN) y créala aparte. Lo mismo para portugués.
• AFRUS elige el idioma de la persona. Si la persona tiene un idioma, recibe el correo en ese idioma.
• Si falta un idioma, se usa el genérico. Si no tienes el correo en el idioma de la persona, AFRUS le envía tu autoresponder Genérico, aunque esté en otro idioma. Es mejor recibir un agradecimiento en otro idioma que no recibir nada.
• Los de campaña y de formulario son más estrictos. Solo se envían en su idioma exacto. Si no existen en el idioma de la persona, le llega el genérico.

Recomendación: si tu formulario recibe donaciones en varios idiomas, crea el autoresponder en cada uno de esos idiomas, empezando por el Genérico.

Cuándo crear un autoresponder genérico, por campaña o por formulario

Cómo elige AFRUS qué correo enviar: busca primero el más específico y, si no lo hay, el más general. El orden es: campaña y formulario juntos, después campaña, después formulario y, al final, el Genérico. Solo cuenta lo que esté Activo.

Recomendación: crea primero el Genérico de cada evento importante. Así nadie se queda sin respuesta, aunque una campaña o un formulario no tenga su propio correo.

Estados

Cuándo llega el correo

AFRUS revisa los eventos nuevos cada 5 minutos, así que el correo suele llegar a los pocos minutos de que pase el evento.

Para tener en cuenta

• Por ahora los autoresponders nuevos solo se pueden enviar por correo (no por WhatsApp).
• En Ver detalles, la tasa de desuscripción y los errores aparecen como "No registrado": esos datos no se miden en los autoresponders.
• Si tu organización nunca configuró un dominio, la tarjeta de arriba puede decir Error en registros DNS en lugar de "No tienes un dominio verificado". En los dos casos, lo que falta es configurar tu dominio.
• Si apagas un autoresponder de campaña o de formulario, y hay un Genérico activo para ese evento, se envía el genérico en su lugar.

Preguntas frecuentes

Última actualización: 2026-10-27